Тарасов Константин. Личный блог.

Введение

Данная статья является первой в цикле статей про автоматизацию вообще и автоматизацию бизнеса в частности, в котором я постараюсь с разных сторон рассмотреть данный вопрос.
Необходимость рассмотрения данного вопроса, с моей точки зрения, связана с непониманием целей автоматизации, применяемых средств, процесса внедрения и полученных результатов.
Данная статья во многом носит характер «приглашения к дальнейшей беседе» и о конкретных вещах мы поговорим в других статьях цикла, а в этой поразмышляем на следующие темы:
1. Предпосылки для автоматизации деятельности.
2. Автоматизация: Контроль и Порядок.
3. Типичные заблуждения.
В дальнейшем, под словом автоматизация будем понимать применение информационных систем для автоматизации бизнес-процессов предприятий.

Предпосылки для автоматизации деятельности

Система – это совокупность элементов и связей между ними.
Исходя из определения выше, любое действующее предприятие можно рассмотреть как единую Систему (см. рис. ниже), в которой различные подразделения, решая повседневные задачи, достигают тех целей, которые ставят перед ними Учредители. Повседневная деятельность сопровождается интенсивным информационным обменом между подразделениями и с Внешней средой, в которой работает предприятие.

Кроме информационного обмена, между подразделениями существует борьба за влияние внутри предприятия и ресурсы, идущие на реализацию повседневной деятельности и удовлетворение повседневных нужд подразделений, межличностные конфликты между отдельными сотрудниками.
Кроме того, различные подразделения компании мотивируются по-разному и обладают разной степенью компетенции по производимым Компанией товарам и услугам, что приводит к внутренним конфликтам между подразделениями. Руководитель компании в результате вынужден контролировать процесс постоянно, разрешая возникающие конфликты.
Как известно, сознание человека способно оперировать относительно небольшим количеством объектов. В результате чего, Руководитель Компании с ростом последней, все больше времени тратит на осуществление контроля над ситуацией и все меньше на стратегическое развитие, что в конечном итоге приводит к кризису роста, который можно описать следующим образом:
1. Руководитель превращается в Контролера
2. Реальное положение дел и картина в сознании Руководителя существенно отличаются
3. Рост компании имеет экстенсивный характер.

По собственному опыту могу добавить, что большинство руководителей озадачивается вопросом внедрения или модернизации существующих информационных систем в тот момент, когда ситуация уже не поддается контролю с использованием текущих средств. Среди тех, кто озадачился данным вопросом можно выделить две группы:
1. Тех, кто считает, что Автоматизация бизнеса принесет выгоду, несмотря на начальные затраты.
2. Тех, кто считает, что «жили же как-то без нее и дальше проживем».

Автоматизация: Контроль и Порядок

Прежде, чем приступить к выбору Информационной системы необходимо для себя решить, что же является конечной целью ее внедрения. По ходу своей деятельности, я пришел к выводу, что большинство Руководителей стремятся сделать деятельность «прозрачной», нивелировать влияние отдельных личностей, т.е. навести порядок в делах и обеспечить постоянный контроль над ситуацией. И лишь затем речь идет об интенсификации труда сотрудников.
Спор о том, что первично, Контроль или Порядок, лично я для себя разрешил в пользу Порядка. Т.к. контролировать хаос невозможно, если исходить из определения, что хаос есть система, в которой связи между ее элементами невозможно уставить. Так же и с Компанией. Без четкого понимания того, кто и какие действия совершает, какую информацию производит и потребляет невозможно обеспечить должный контроль над происходящим, какие бы изощренные средства не применялись.
Наведение порядка позволит осуществлять контроль над ситуацией по набору некоторых контрольных точек, неких параметров, которые каждый руководитель выбирает по собственному желанию и значения которых можно получать в режиме реального времени. Тем самым, Руководитель избежит участи стать Контролером и сможет сосредоточиться на стратегических задачах развития собственного бизнеса.
При этом, необходимо помнить, что порядок доведенный до абсурда есть такое же зло, как его полное отсутствие. Есть древнее изречение, гласящее: «Все есть яд и все есть противоядие, зависит лишь от количества». И ему, я считаю, необходимо следовать. Но вот где та самая «золотая середина» — это каждый решает для себя сам.

Типичные заблуждения

Итак, Вы решили для себя, что Автоматизация несомненно есть Добро, она поспособствует наведению Порядка в делах, позволит осуществлять Контроль над ситуацией, повысит производительность труда Сотрудников и принесет еще массу благ Вашему бизнесу. Вы хотите как можно быстрее начать применение столь полезных средств в повседневной деятельности. Но я бы хотел выделить несколько типичных ошибок, которые совершают Руководители, решающиеся запустить процесс автоматизации:
1. Вера в то, что внедрение пройдет само собой без его участия
Это заблуждение в корне неверно и ведет к провалу многих проектов. Руководитель работает больше всех, т.к. никто кроме него не сможет комплексно оценить результаты и направление работы. Никто кроме него не сможет заставить Сотрудников изучить новые средства, не сможет заставить Сотрудников работать в новой системе, если избегает ее сам.
Большинство сотрудников инертно и заинтересованы лишь в формальном выполнении текущей работы и получении в определенный срок заработной платы.
2. Не определены четкие результаты работы
Информационную систему нельзя внедрить, не зафиксировав четких критериев приемки работ и конечных результатов.
3. Информационная система все будет делать «за меня».Вспоминается старый анекдот про Руководителя, которому поставили компьютер и сказали, что он будет выполнять 50% его работы и тот сразу же попросил второй.
К сожалению или к счастью, Автоматических систем управления бизнесом еще не разработали, да и надо ли? Ведь тогда люди будут нужны только для того, чтобы втыкать вилку в розетку и лишат себя удовольствия самостоятельно принимать решения и строить здание собственной жизни.